3.7.1 eMail

3.7.1.4 Darstellung der Methode

Eine email kann gleichzeitig an mehrere Adressaten gerichtet sein. Herkömmliche mail-Programme, wie hier im Beispiel Lotus-Notes, bieten die Möglichkeit, Adressaten direkt zu benachrichtigen, anderen Adressaten eine Kopie zur Information zuzusenden oder mittels Blindkopie z.B. private Adressen von Kursteilnehmern zu verbergen.

Regeln und Hinweise

Wenn Sie die E-Mail für Ihren Unterricht einsetzen wollen, gilt es einige schlichte Regeln zu beachten, die auch im täglichen Umgang mit diesem Werkzeug bedacht werden sollten. emails sollten stets höflich und verständliche verfasst sein. Dies wird u.a. dadurch erreicht, dass:

• aus der verwendeten email-Adresse, unter der die Nachricht versandt wird, der wirkliche Name, im Optimalfall Vor- und Nachname, des Verfassers hervorgeht,

• der Betreff möglichst kurz und aussagekräftig gestaltet ist,

• der Haupttext verständlich formuliert und z.B. durch eine gut lesbare Schriftart, klare Absätze und geeignete Zeilenabstände übersichtlich dargestellt wird und

• Sie Ihre Nachricht mit einer aussagekräftige Signatur incl. Vor- und Nachnahme, ggf. Qualifikation, Beruf, Kontaktdaten versehen.

Beachten Sie bitte auch, dass die email oft den ersten persönlichen Kontakt zu Ihrem Gegenüber darstellt und Sie so erste Eindrücke von sich vermitteln. Bereiten Sie Ihre Nachrichten allgemein also sorgfältig vor, lesen Sie sie vor dem Versenden noch einmal aufmerksam durch und prüfen Sie Inhalt, Rechtschreibung, Grammatik sowie den Ausdruck.

Soweit Sie umfangreiche Informationen z.B. zu Ihren Kursinhalten an Ihre Teilnehmer weitergeben möchten, nutzen Sie hierfür am Besten separate Dateianhänge oder Links zu entsprechenden Web-Seiten. Die Anhänge können so bequem aus der email gelöst und ggf. extra ausgedruckt werden.

Ein weiterer Vorteil separater Dateianhänge ist es, dass die Gestaltung der versandten Dokumente erhalten bleibt, während die jeweilige Darstellungsform Ihres email-Textes von mail-Programm zu mail-Programm zuweilen stark differiert. So ist es möglich, dass ein Empfänger, der ein anders mail-Programm nutzt als Sie, ggf. ein komplett anders strukturiertes Dokument öffnet, Unterstreichungen, Linien, Farb- oder Schriftartunter-scheidungen nicht oder in anderer Form dargestellt bekommt oder dass Grafikelemente als Dateianhänge am Ende der Nachricht ausgewiesen werden, obwohl Sie sie an passender Stelle in einen Text eingebunden hatten.

Angeführte Links führen die Leser auf die jeweiligen Web-Seiten, der Text Ihrer Nachricht bleibt schlank und verständlich.

Überlegen Sie sich stets, mit welchem Ziel Sie Ihre Nachrichten verfassen:

• Wollen Sie nur informieren?

• Wollen Sie Rückmeldungen erhalten?

• Haben Sie bestimmte Ansprüche oder Anforderungen an die Antworten (Umfang, Inhalte)?

• Soll ein Frist für den Eingang der Antworten gesetzt werden?

Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, ein per email angeregtes Handeln mit den Teilnehmern nachzubereiten um so Rückmeldungen zu erhalten, wie die Teilnehmer mit dieser Methode zurecht gekommen sind und ob sie ggf. Hinweise, Wünsche oder Anregungen für den „nächsten Einsatz“ der email haben.

Schnell werden Sie je nach Anlass und Situation die Vorteile der email-Einbindung für sich zu nutzen wissen und sicher auch eigene, ganz einfache und schlichte Möglichkeiten finden, diese Methode für sich zu nutzen.