Open Space Darstellung

Einige Leitlinien und ein Gesetz erleichtern die Arbeit in den Gruppen und weisen auf grundlegende Prinzipien der gemeinsamen Arbeit in solch großen Gruppen hin. Gesetz wie auch die Leitlinien sind den Teilnehmern an einer Open Space-Veranstaltung immer präsent. Auf Tafeln oder Plakaten sind sie im Plenumsraum nicht zu übersehen und bestimmen und leiten die fruchtbare Zusammenarbeit.

Sei vorbereitet, überrascht zu werden.
Open Space unterscheidet sich immens von anderen Konferenzmethoden. Üblicherweise nehmen bei anderen Veranstaltungen weit weniger Personen teil. Und gerade dieser ganz besondere Rahmen birgt eventuell Überraschungen. Diese können positiv oder aber auch negativ sein. In jedem Fall sollten sich die Teilnehmer auf gewinnbringende neue Erfahrungen gefasst machen. Nur mit einer solchen Offenheit funktioniert Open Space.

Wer kommt, ist die richtige Person.
Es sind nie zu wenig Personen anwesend oder gar die falschen. Gerade jene, die anwesend sind, bekunden durch ihr Erscheinen Interesse für das Thema und sind motiviert, an Lösungen zu arbeiten. Das prädestiniert sie zu einer Teilnahme an einer Open Space-Veranstaltung.

Offenheit für das, was passiert.
Es gibt bei Open Space keine eindeutigen Gesetze oder Regelungen für den Ablauf des Arbeitsprozesses oder das Verhalten der teilnehmenden Personen. Das erlaubt den Teilnehmern ihren Ideenfindungsprozess ganz frei zu gestalten. Sie können beispielsweise Gruppenarbeiten auflösen oder aber auch ganz unerwartete neue Themen einbringen. Mit solcher Offenheit kann sich das Leitthema unter den Mitwirkenden frei entwickeln und Früchte tragen. Dies befördert eine freie und produktive Bearbeitung des Leitthemas durch die Mitwirkenden, die so ihr gesamtes, auch individuell differierendes Potenzial zur Problemlösung nutzen und einbringen können.

Es beginnt, wenn die Zeit reif ist.
Überlegungen dazu, ob diese Veranstaltung nicht „schon längst überfällig war“, sind hier fehl am Platz. Gerade jetzt ist der Zeitpunkt, an dem alle mit ihren Erfahrungen und ihrem Potenzial zusammensitzen, und jetzt wird er genutzt.
Insgesamt wird bei Open Space sehr flexibel mit der Variable „Zeit“ umgegangen. So steht es den einzelnen Gruppen relativ frei, wie sie sich ihre „Arbeitszeiten“ einteilen. Sie machen Mittagspause wann und wie lange sie wollen und fangen erst dann mit der Arbeit an, wenn alle Teilnehmenden der Gruppe produktiv und motiviert sind.

Vorbei ist vorbei.
Es ist sehr unproduktiv und eine Vergeudung von Ressourcen, noch im Gruppenverband zusammen zu sitzen, obwohl das Thema inhaltlich bereits erschöpfend behandelt wurde, nur weil die angesetzte Zeit noch nicht verstrichen ist. Hier ist es sinnvoller, dass sich die Gruppenmitglieder je nach Interesse eine andere Gruppe suchen und diese in der verbleibenden Zeit unterstützen.
Umgekehrt gilt: Wenn das Thema noch nicht hinreichend in der Gruppe diskutiert wurde, sollte auch der Ablauf der angesetzten Zeit die Gruppe nicht daran hindern fortzusetzen.
Ebenso sollte mit Fehlern nach dieser Leitlinie umgegangen werden. Ist ein Fehler unterlaufen, kann man ihn nicht rückgängig machen, indem die Zeit mit der Suche nach einem Schuldigen verbracht wird. Die Teilnehmer sollten vielmehr versuchen, den Fehler bzw. seine Konsequenzen zu korrigieren oder sein wiederholtes Auftreten zu verhindern.

Das Gesetz der zwei Füße (Hummeln, Schmetterlinge)
Desinteresse und Langeweile stören nur unnötig die Gruppenarbeit innerhalb einer Open Space-Veranstaltung. Kann ein Teilnehmer nichts Produktives mehr beitragen, sollte er nicht aus falsch verstandener Höflichkeit sitzen bleiben, sondern seine beiden Füße benutzen und dahin gehen, wo er eher von Nutzen ist. Dies ist seiner Gruppe gegenüber sogar ein sehr höflicher Akt: So ehrt und fördert er ihre Arbeit, weil diese durch seine weitere Anwesenheit eventuell gestört, aber keinesfalls weitergebracht worden wäre.
Derjenige, der dieses Gesetz beachtet, wird entweder zu einer Hummel oder zu einem Schmetterling.

Hummeln: Diese Personen „fliegen“ von Gruppenarbeit zu Gruppenarbeit wie Hummeln von Blüte zu Blüte. Sie bringen dort neue Ideen ein, stauben neue ab und tragen diese in die nächste Gruppe ein. Sie verweilen nicht lange, ihr Interesse ist geleitet von dem Nutzen, den sie den verschiedenen Gruppen geben können. Wird es langweilig, fliegen sie weiter.

Schmetterlinge: Der Schmetterling verbringt die meiste Zeit am Buffet oder in stillen Ecken. Dadurch verbreitet er Ruhe und Entspannung. Durch seine ruhige, gelassene Ausstrahlung zieht er andere Teilnehmer an und es ergeben sich oft sehr fruchtbare Gespräche. Also gewinnt die Veranstaltung durch diese Teilnehmer nicht nur an Atmosphäre, sondern wird auch durch ganz unerwartete, inhaltliche Erträge bereichert.

Im Folgenden möchten wir Open Space und die wesentlichen Merkmale dieser Methode anhand eines (ideal!-) typischen Ablaufs darstellen. Die ersten beiden Stationen (siehe Schaubild) sind vor allem von Bedeutung, wenn die Open Space-Konferenz mit einer sehr großen Teilnehmerzahl durchgeführt wird. Die Methode ist so vielseitig, dass sie auch mit nur 8-10 Teilnehmern angewendet werden kann. Dann ist auch der Aufwand bei der Planung geringer und die Durchführung wesentlich einfacher und überschaubarer. Bei folgender Darstellung gehen wir von einer Großgruppenveranstaltung aus.

Open Space kann von dem Unternehmen oder der Institution selber geplant und durchgeführt werden oder aber auch – bei größeren Veranstaltungen – von einer externen Agentur geplant und organisiert werden. Einen Einsatz findet die Methode nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch innerhalb kleiner Verwaltungen, kirchlicher Gemeinden, Krankenhäusern, Schulen oder Vereinen.
Gemein ist allen Arten von Open Space-Veranstaltungen, dass ein dringender Handlungsbedarf besteht und alle Eingeladenen persönlich betroffen sind. Die Gruppe der Teilnehmer sollte möglichst aus Personen, die unterschiedliche Persönlichkeitsmerkmale (z.B. verschiedene Hierarchieebenen, Unterschiede im Alter) tragen, zusammengesetzt sein. Durch die verschiedenen Sichtweisen und Erfahrungen einer großen, heterogenen Gruppe sind die Synergieeffekte am stärksten und mehr kreative Ideen können entstehen.
Zu Beginn der Planung wird geklärt, aus welchem Anlass eine Open Space-Veranstaltung durchgeführt werden soll und welche Ziele man damit verfolgt. Anlässe können gewünschte Veränderungen in positiver Hinsicht, aber auch negative Entwicklungen wie der Umgang mit anstehenden Etatkürzungen sein, oder eine Verbesserung des Kundenservices, eine neue Gesetzgebung oder das Anstehen einer Fusion. Alle Anlässe beruhen auf Veränderungen, die auf die Institution oder das Unternehmen oder betroffene Personen zukommen. Es sollten möglichst alle betroffenen Personen an der Erarbeitung der Bewältigungsstrategie – Open Space – teilnehmen.

Mit einer sogenannten „Planungsgruppe“ (vgl. Maleh 2001, 94) wird das Leitthema herausgearbeitet. Sie wählt ein Oberthema, das den Teilnehmenden als Rahmen bei der Arbeit dienen soll. Das Leitthema gibt die grobe Richtung vor und lässt aber noch Freiraum für eigene individuelle Vorschläge und Ideen, die aus den Kreisen der Teilnehmenden kommen.
Open Space ist eine Methode, die ohne großen Organisationsaufwand auskommt. Dennoch muss mit Sorgfalt ein Termin ausgewählt werden, an dem möglichst alle eingeladenen Personen teilnehmen können.

In diese Planungsphase fallen die Suche nach den geeigneten Räumlichkeiten, die Beschaffung des Materials und die Organisation des Caterings. Das kann sehr einfach und unkompliziert sein, aber auch viel Zeit in Anspruch nehmen und einen großen Planungsaufwand bedeuten, je nachdem ob die Veranstaltung für z.B. 15 oder 500 Menschen geplant werden soll. Die folgenden Darstellungen und Empfehlungen beziehen sich auf eine Veranstaltung mit einer großen Teilnehmerzahl.
Die Räumlichkeiten und gegebenenfalls Hotels, Restaurants und Parkplätze sind gut erreichbar. Der Plenumsraum bietet genügend Platz für die erwarteten Mitwirkenden und ist hell und freundlich. Die Wände sollten mit Plakaten beklebt werden können oder es steht Raum für Flipcharts oder Pin-Wände zur Verfügung. Diese Materialien (ebenso wie Blätter, Kärtchen, Stifte usw.) werden für die Zeit- und Raumtafel, die sich am so genannten „Marktplatz“ befindet, verwendet. Zudem stehen die von dem Moderatoren benötigten Moderationsmaterialien bereit sowie Stühle, die in Form eines Sitzkreises (sofern es die Teilnehmerzahl erlaubt) aufgestellt werden. In Hinsicht auf die spätere Durchführung dient eine übersichtliche Anordnung der Materialien gemäß ihrer Funktion der Orientierung der Teilnehmer.
Neben dem großen Plenumsraum wird Raum geschaffen für die Gruppen. Das sind nicht notwendigerweise geschlossene Räume, möglich ist die Gruppenarbeit auch in ruhigen Winkeln des Gebäudes, wo Sitzmöglichkeiten vorhanden sind und konzentrierte und fruchtbare Diskussionen geführt werden können.
Der Plenumsraum ist nicht zu weit von den Gruppenräumen entfernt. Ein angefertigter Raumplan dient als Orientierungshilfe, so dass die Räume schnell und ohne Verzögerung von jedem gefunden werden.
Das Catering wird im Plenumsraum in Form eines (Mittags-)Buffets angeboten. Getränke stehen den ganzen Tag über zur Verfügung.
Für eine Großveranstaltung werden ausreichend Möbel aber auch viele Materialien benötigt. Eine Besonderheit des Open Space stellt die ständige Aktualisierung der Ergebnisse, Ideen, Vorstellungen usw. auf Tafeln oder Papierplakaten dar. Zur Dokumentation des Arbeitsprozesses innerhalb von Arbeitsgruppen erweisen sich Drucker, Kopierer, Notebooks usw. als hilfreich.
Für die Arbeit in den Gruppen sind Flipcharts und Metaplanwände und die entsprechend dazugehörenden Materialien (Stifte, Pappe, Kärtchen,…) notwendig.
Die Räumlichkeiten finden sich nach Möglichkeit auf einem Lageplan eingezeichnet, zudem sind Namensschilder für die Teilnehmer vorhanden.
Neben dem Moderator, der die Veranstaltung eröffnet und in der Funktion eines stillen Beraters die ganze Zeit über begleitet, kann weiteres (Fach-)Personal beauftragt werden, zum einen für die Organisation des Caterings, aber auch eventuell für die Bereitstellung und Betreuung von Notebooks oder Drucker/Kopierer.

Zur Illustration der Durchführung wird exemplarisch ein drei Tage dauerndes Open Space dargestellt. Man kann die Methode auch in einem wesentlich knapperen Zeitrahmen ausführen oder eine mehrere Tage dauernde Konferenz planen.
Nachdem der/die Moderator/in am ersten Tag in die Veranstaltung eingeführt hat und den Teilnehmern erläutert hat, was auf sie in den nächsten Stunden oder Tagen zukommt, leitet er/sie schon zum Leitthema, dem eigentlichen Anlass der Veranstaltung, über. Danach werden die Teilnehmer zur Themensammlung aufgefordert. Jeder, der ein konkretes Thema vorträgt, schreibt es auf ein Blatt und bringt dieses an der Zeit- und Raumtafel an. Hier legt er „Raum und Zeit“ der Themenarbeit fest, also wo und wann sich die Gruppe trifft, die Interesse hat, an seinem Thema mitzuarbeiten.
Sobald keine Vorschläge mehr kommen, löst sich der Stuhlkreis auf, in dem die Anwesenden gesessen haben, und alle bündeln sich am „Marktplatz“. Jeder trägt sich auf der Raum- und Zeittafel ein und begibt sich zu gegebener Zeit zu seinem jeweiligen Gruppenraum.
Die Sitzungen der Gruppen dauern dann meist ca. 1 ½ bis 2 Stunden. Am ersten Tag der Veranstaltung verbleibt nach dem morgendlichen Kennenlernen und dem „Marktplatz“ noch für etwa drei Gruppensitzungen Zeit. Nach der ersten Gruppensitzung steht mittags in einem Zeitfenster von etwa zwei Stunden das Mittagsbuffet zur Verfügung (damit die Gruppen ihre Zeit flexibel ihren Bedürfnissen anpassen können).
In den Sitzungen der Gruppe werden gleichzeitig Ideen, Maßnahmen und Ziele zu verschiedenen Aspekten des Leitthemas entwickelt. Es wird diskutiert, konstruktiv gestritten, erzählt und erklärt, die Teilnehmenden der Gruppe können ebenso das Internet benutzen wie sich graphisch an einem Flip-Chart betätigen: Die Gestaltung der Gruppensitzungen liegt ganz in den Händen der Gruppen. Sie haben das Material zu ihrer freien Verfügung und sind in ihrer Zeiteinteilung und Vorgehensweise keinen Einschränkungen unterworfen (abgesehen von Erfordernissen der groben Rahmenplanung der Gesamtveranstaltung). So ist gewährleistet, dass keine Idee „auf der Strecke bleibt“, weil sie in einem steifen und unflexiblen Rahmen nicht zur Sprache gebracht werden konnte.
Der Tag ist geprägt von einer hohen Geschäftigkeit. Es werden möglicherweise Gruppen aufgelöst, andere zusammengelegt oder Zeiten verschoben. Durch die Selbstverantwortlichkeit gewinnen die Teilnehmer einen Freiraum, durch den ihre Motivation gesteigert und Kreativität gefördert wird. So können großartige Ideen entstehen.
Der/die Moderator/in ist dann nicht mehr vorrangig präsent, er/sie begleitet nur noch still unterstützend das Geschehen. Bei Fragen ist er/sie Ansprechpartner und hilft auch gerne bei organisatorischen Problemen weiter, drängt sich aber nicht auf und bleibt im Hintergrund.
Abends kommen dann alle Gruppen wieder in dem Stuhlkreis zusammen und reflektieren die Geschehnisse des Tages. Sie lassen die Leistung, die sie alle erbracht haben, sowie die Probleme, aber auch die guten produktiven Momente Revue passieren. Es werden Verbesserungsvorschläge gemacht oder Verabredungen für den nächsten Tag getroffen.
Am zweiten Tag beginnen nach einer nur kurzen Einführung durch den/die Moderator/in die Gruppenarbeiten. Die Gruppen schaffen es meist, vier Workshops durchzuführen, und es werden noch viele gute Lösungsansätze erarbeitet.
Während der zwei Tage halten die Gruppen ihre Arbeit in Form von Protokollen fest, die dann an der Nachrichtenwand angebracht werden. Diese Verschriftlichung dient einerseits dazu, dass jeder den aktuellen Stand der Arbeit der anderen Gruppen mitverfolgen kann, zum anderen aber auch zur Aufzeichnung der Teil- und Endergebnisse für den abschließenden Dokumentationsband. Dies geschieht je nach Teilnehmerzahl durch eine eigene „Kopiergruppe“. Der Dokumentationsband wird den Teilnehmern am dritten Tag ausgehändigt.
Am Abend des zweiten Tages findet wiederum die Abschlussrunde statt, in der Eindrücke gesammelt werden und jeder zu Wort kommen kann.
Am dritten Tag wird der Dokumentationsband ausgeteilt und die Ergebnisse werden diskutiert und bewertet. Dies geschieht wieder im großen Kreis aller Teilnehmenden im Plenumsraum, nicht mehr im Rahmen der Kleingruppenarbeit. Hierbei setzen die Anwesenden Prioritäten unter den verschiedenen, erarbeiteten Ansätzen und Vorschlägen und besprechen zusammen mit Verantwortlichen aus dem Unternehmen die Umsetzungsmöglichkeiten. Oft können hier auch schon Verbindlichkeiten in Bezug auf die Umsetzung vereinbart werden.
Falls die Zeit es zulässt, ist es sinnvoll, noch einmal kleinere Gruppen nach Zugehörigkeit zu Ergebnisthematiken zu bilden, die dann konkrete Umsetzungsmöglichkeiten des gewählten Ansatzes diskutieren. Danach werden die Lösungen im großen Kreis vorgestellt.

Nach einer solchen Veranstaltung stehen die Teilnehmer und ihre Vorgesetzten vor der Aufgabe, die neu gewonnen Ideen umzusetzen. Der Anfang ist gemacht und meist bedürfen die Ideen keiner weiteren Überarbeitung mehr, sie sind alltagstauglich und direkt einsetzbar. Da sich die Gruppen intensiv mit den Themen auseinandergesetzt haben und durch die Gewichtung am Ende der Veranstaltung auch die Prioritäten der Anwesenden deutlich wurden, werden meist schnell Teilnehmer gefunden, die anschließend in Projektgruppen die Ideen und Lösungen umsetzen.
Optimal ist es, wenn die an den Ideen maßgeblich involvierten und engagierten Teilnehmer auch später bei der Umsetzung mitwirken. Sie sind motiviert, haben eine gesteigerte Selbstverantwortung und das Gefühl, mit anderen durch die Hierarchieebenen hindurch etwas erarbeitet zu haben, wofür sie einstehen können und – vor allen Dingen – wollen.
Durch die genaue Dokumentation hat ein jeder Teilnehmer am Ende der Veranstaltung die Ergebnisse aller Gruppenarbeiten in Händen und kann gedanklich darauf zurückgreifen. Dieser Rückgriff kann als Hilfe im Rahmen der späteren Umsetzung dienlich sein – so vermag bei einer Blockade des Umsetzungsprozesses die Vergegenwärtigung der erarbeiteten Ideen und Lösungsvorschläge erneut zu motivieren und Lösungswege zu eröffnen.
Möglicherweise bleibt das ausgeprägte „Wir-Gefühl“, das nach der Veranstaltung die Teilnehmer in besonderer Weise eint, nicht so lange erhalten, und vielleicht können nicht alle Ideen genauso umgesetzt werden, wie ursprünglich geplant. Die genaue und konkrete Umsetzung erarbeitet letztlich das Management und die Planungsgruppe.
Doch möglicherweise wurden auch wichtige Neuerungen erarbeitet, die die Arbeit der nächsten Jahre bereichern und maßgeblich verbessern. Es handelt sich hierbei dann um Verbesserungen, die den Mitarbeitern nicht „von oben“ aufdiktiert, sondern von allen Personen geplant wurden, die später damit arbeiten: Dadurch bekommen die Maßnahmen eine höhere Akzeptanz.
Überträgt man das Konzept von Open Space auf die Schule, wäre aufgrund der schulischen Rahmenbedingungen eher eine Veranstaltung von wenigen Stunden realistisch. Entsprechend geringer ist der organisatorische Aufwand. Denkbar wäre zum Beispiel eine Open Space-Veranstaltung bei der Einführung einer neuen Unterrichtseinheit, um das Interesse der SchülerInnen zu wecken und sie an der Ausgestaltung des jeweiligen Themas zu beteiligen. Auch zu Beginn eines Projektes zu aktuellen, dringlichen Themen kann Open Space verwendet werden. Ebenso ist der Einsatz von Open Space auch in der Hochschuldidaktik vorstellbar. In jedem Fall kann Open Space auch im Unterricht zu motivierter, selbstbestimmter Arbeit anregen und damit zu effektiven Ergebnissen führen.